Thay đổi người đại diện pháp luật đúng hồ sơ, không ảnh hưởng hoạt động doanh nghiệp
Người đại diện theo pháp luật là người thay mặt doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước, đối tác và các bên liên quan. Vì vậy, khi thay đổi người đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đúng thẩm quyền và cập nhật thông tin kịp thời.
1. Dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật gồm những gì?
Dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật, giám đốc công ty tại ATICHI hỗ trợ doanh nghiệp rà soát thông tin hiện tại, tư vấn phương án thay đổi, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi kết quả đến khi thông tin mới được cập nhật trên đăng ký doanh nghiệp.
01 Tư vấn điều kiện thay đổi Kiểm tra loại hình công ty, chức danh người đại diện, số lượng người đại diện và điều lệ công ty trước khi thực hiện thay đổi.
02 Soạn hồ sơ thay đổi Chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký thay đổi, nghị quyết, quyết định, biên bản họp và các tài liệu liên quan theo từng loại hình doanh nghiệp.
03 Nộp và theo dõi hồ sơ Hỗ trợ nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua hệ thống trực tuyến, theo dõi quá trình xử lý và bổ sung khi cần.
04 Hướng dẫn sau thay đổi Tư vấn cập nhật thông tin ngân hàng, chữ ký số, hóa đơn điện tử, thuế, hợp đồng, con dấu chức danh và hồ sơ nội bộ.
Lưu ý: Thay đổi người đại diện pháp luật không làm chấm dứt tư cách pháp lý của công ty, nhưng có thể ảnh hưởng đến quyền ký hồ sơ, hợp đồng, ngân hàng, thuế và giao dịch với đối tác.
2. Khi nào cần thay đổi người đại diện pháp luật, giám đốc công ty?
Doanh nghiệp thường thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật khi có sự thay đổi về nhân sự quản lý, chuyển nhượng vốn, tái cơ cấu nội bộ hoặc cần điều chỉnh người có quyền đại diện trong giao dịch.
Chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông thay đổi người trực tiếp điều hành công ty.
Người đại diện cũ nghỉ việc, chuyển công tác, không còn phù hợp hoặc không còn tham gia quản lý doanh nghiệp.
Công ty chuyển nhượng vốn, thay đổi chủ sở hữu hoặc tái cơ cấu nhân sự quản lý.
Doanh nghiệp muốn thay đổi chức danh từ giám đốc sang tổng giám đốc hoặc ngược lại.
Công ty cần bổ sung, thay thế hoặc cập nhật người có quyền ký hồ sơ, hợp đồng, giao dịch ngân hàng và làm việc với cơ quan nhà nước.
3. Người đại diện pháp luật và giám đốc công ty khác nhau thế nào?
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gọi chung là “thay đổi giám đốc”, nhưng cần phân biệt rõ: giám đốc có thể là chức danh điều hành nội bộ, còn người đại diện theo pháp luật là thông tin được ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có quyền đại diện doanh nghiệp theo quy định.
01 Người đại diện theo pháp luật Là cá nhân đại diện doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ pháp lý và thường được ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
02 Giám đốc hoặc tổng giám đốc Là chức danh quản lý, điều hành hoạt động hằng ngày của công ty theo điều lệ, hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm.
03 Có thể là cùng một người Nhiều công ty để giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật để thuận tiện ký hồ sơ, hợp đồng và giao dịch.
04 Có thể là hai người khác nhau Công ty có thể bố trí người đại diện pháp luật khác với giám đốc, tùy mô hình quản trị và nội dung điều lệ công ty.
Gợi ý: Trước khi làm hồ sơ, nên xác định chính xác doanh nghiệp muốn thay đổi người đại diện pháp luật trên giấy phép hay chỉ thay đổi chức danh giám đốc nội bộ.
4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi người đại diện pháp luật
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần sẽ có thẩm quyền thông qua và tài liệu nội bộ khác nhau.
Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân dự kiến làm người đại diện theo pháp luật mới.
Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị theo từng loại hình công ty.
Biên bản họp hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị trong trường hợp pháp luật và điều lệ yêu cầu.
Điều lệ sửa đổi, bổ sung nếu việc thay đổi làm thay đổi nội dung điều lệ công ty.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ hoặc đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục, nếu doanh nghiệp không tự nộp.
Thông tin liên hệ, chức danh mới và các nội dung cần cập nhật trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Quan trọng: Người đại diện pháp luật mới cần cung cấp thông tin cá nhân chính xác. Sai số căn cước công dân, ngày cấp, địa chỉ hoặc chức danh có thể làm hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
5. Quy trình thực hiện dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật
ATICHI triển khai quy trình rõ ràng để doanh nghiệp dễ theo dõi, kiểm soát hồ sơ và chủ động cập nhật các thông tin liên quan sau khi thay đổi.
01 Tiếp nhận thông tin Ghi nhận loại hình doanh nghiệp, người đại diện hiện tại, người đại diện mới, chức danh và nhu cầu thay đổi cụ thể.
02 Kiểm tra và tư vấn hồ sơ Rà soát điều lệ, thẩm quyền thông qua, thành phần hồ sơ và phương án thay đổi phù hợp với từng loại hình công ty.
03 Soạn và nộp hồ sơ Chuẩn bị hồ sơ thay đổi, gửi khách hàng kiểm tra, hướng dẫn ký hồ sơ và thực hiện nộp hồ sơ theo quy trình.
04 Bàn giao và hướng dẫn cập nhật Bàn giao kết quả, hướng dẫn cập nhật thông tin với ngân hàng, thuế, hóa đơn điện tử, chữ ký số, hợp đồng và hồ sơ nội bộ.
6. Những lưu ý sau khi thay đổi người đại diện pháp luật
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp nên kiểm tra và cập nhật đồng bộ các hồ sơ, tài khoản, thông tin giao dịch để tránh gián đoạn hoạt động.
Cập nhật thông tin người đại diện mới với ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản.
Kiểm tra chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, hóa đơn điện tử và thông tin người ký hồ sơ thuế.
Cập nhật điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động hoặc hồ sơ nhân sự nếu cần.
Thông báo cho đối tác, khách hàng, nhà cung cấp nếu người đại diện mới là người ký hợp đồng, báo giá hoặc chứng từ quan trọng.
Làm lại con dấu chức danh, bảng tên, chữ ký mẫu nội bộ hoặc phân quyền ký hồ sơ nếu doanh nghiệp có sử dụng.
Kiểm tra các hợp đồng, giấy phép con hoặc hồ sơ chuyên ngành có ghi thông tin người đại diện để điều chỉnh khi cần.
7. Câu hỏi thường gặp
Thay đổi giám đốc có phải thay đổi người đại diện pháp luật không? Không phải lúc nào cũng vậy. Nếu giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì cần làm thủ tục thay đổi. Nếu chỉ thay đổi giám đốc nội bộ và không thay đổi người đại diện pháp luật thì có thể không cần thay đổi giấy phép.
Công ty có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật không? Có thể. Tùy loại hình và điều lệ công ty, doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Cần quy định rõ chức danh, quyền và nghĩa vụ của từng người trong điều lệ.
Thay đổi người đại diện pháp luật có cần đổi mã số thuế không? Không. Thay đổi người đại diện pháp luật không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin liên quan trên hệ thống thuế, chữ ký số và hóa đơn điện tử nếu có.
Người đại diện pháp luật mới có cần góp vốn trong công ty không? Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Người đại diện pháp luật có thể là chủ sở hữu, thành viên, cổ đông hoặc người được thuê/bổ nhiệm theo cơ cấu quản lý của công ty, tùy điều lệ và quyết định nội bộ.
Thay đổi người đại diện pháp luật có ảnh hưởng hợp đồng cũ không? Thông thường không làm mất hiệu lực hợp đồng đã ký hợp pháp trước đó. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên thông báo cho đối tác về người đại diện mới để thuận tiện trong giao dịch và ký kết hồ sơ tiếp theo.
ATICHI có hỗ trợ thay đổi người đại diện và cập nhật thông tin sau thay đổi không? Có. ATICHI hỗ trợ tư vấn hồ sơ, soạn và nộp hồ sơ thay đổi, theo dõi kết quả, đồng thời hướng dẫn cập nhật thông tin ngân hàng, thuế, hóa đơn điện tử, chữ ký số và hồ sơ nội bộ.
Cần thay đổi người đại diện pháp luật, giám đốc công ty?
ATICHI hỗ trợ tư vấn điều kiện, chuẩn bị hồ sơ thay đổi, nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và hướng dẫn cập nhật các thông tin liên quan sau khi hoàn tất.
Liên hệ tư vấn